RFID y bibliotecas
Hace ya tiempo que la tecnología ha penetrado en las bibliotecas de la misma manera que en muchos otros ámbitos de la sociedad y economía. Si inicialmente fueron los sistemas de gestión bibliotecaria los que automatizaron la descripción y el control del corazón de la biblioteca, la colección, posteriormente se han mecanizado otros procesos tradicionalmente muy arraigados a la tarea bibliotecaria, como son el préstamo y la devolución de los documentos por parte de los usuarios. Todo esto ha sido posible gracias a la tecnología RFID, que ha significado la liberación de muchas horas que el personal bibliotecario puede dedicar a otros asuntos como, por ejemplo, a buscar nuevos horizontes y poner en práctica nuevas funciones.
¿Qué es la tecnología RFID?
RFID es el actrónimo de Radio Frequency Identification, o identificación por radiofrecuencia. Se trata de una tecnología que permite el almacenamiento remoto de datos sobre un objeto, su transporte y recuperación, sin necesidad de un contacto directo entre lector y objeto, gracias a la radiofrecuencia.
Los elementos de la tecnología RFID
El sistema se compone de una etiqueta y un lector. La etiqueta está formada por un chip para almacenar los datos, un transductor para emitir y recibir y una antena para comunicarse con el lector. Este lector sirve para grabar la información y poder leerla en el chip.
La aplicación RFID en las bibliotecas
La tecnología RFID permite poner orden y tener la seguridad de que tendremos la información sobre qué sucede en la sala de consulta si se da una alta circulación de documentos.
Se trata de una tecnología muy presente en las bibliotecas ya que permite diversas aplicaciones para procesos vitales como el control de uso de documentos, el inventario de la colección, la gestión del préstamo y la devolución de documentos, la seguridad anti robo, la identificación y el control de espacio de los documentos.
Un ejemplo de aplicación:
Inventario y control de la colección de la biblioteca
El libre acceso por parte de los usuarios a la colección puede comportar como efecto incidencias en la ubicación física de los documentos. Con el inventario de la sala mediante RFID se puede conseguir:
- Mantener una correcta ordenación de los estantes
- Detección de documentos perdidos
- Detección de documentos mal ubicados en los estantes
- Detección de devoluciones de documentos no gestionadas
El procedimiento de inventario fragmentado
Este sistema consiste en proceder a realizar un inventario de los documentos de la sala de consulta seleccionándolo en diversas partes, con subconjuntos del total. Las ventajas:
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- Una mayor facilidad de lectura y análisis de resultados.
- Más comodidad de trabajo por el hecho de tratar con cifras más bajas.
- Una mejor organización del tiempo al necesitar fracciones de tiempo más pequeñas.
El proceso es el siguiente:
- Realizar lecturas de las etiquetas de los ejemplares de una sección.
- Confrontar las lecturas con los datos de los ejemplares de la misma sección que constan en el catálogo mediante el inventario extraído del sistema de gestión bibliotecaria local.
- Extraer el fichero de resultados. El sistema indicará cuáles son los ejemplares que presentan anomalías, estan perdidos, colocados en una sección errónea o constan como prestados pese a encontrarse ya en el estante.
- Comprovación física en el estante de los ejemplares con incidencias.
- Corrección de los errores de colocación.
- Corrección del estado de los ejemplares perdidos y/o encontrados en el sistema de gestión bibliotecaria.
- Creación de un informe que recoja el resumen de los datos recogidos a partir de todos los inventarios de cada sección y las observaciones detectadas durante el proceso.
Imagen: American Library Association
Ya no podríamos vivir sin la tecnología RFID
Por su efectividad, seguridad, funcionalidades de control o interoperabilidad con otras aplicaciones de gestión, la tecnología RFID ha llegado para quedarse y no puede hacer más que crecer en sus usos y aplicaciones en el sector bibliotecario.
Además de ofrecer confianza al personal bibliotecario con el objetivo de tener controlado y ordenado el fondo, posibilita también un alto grado de autonomía al usuario, que sentirá la biblioteca un poco más suya.