1er Congreso Post-pandemia: Datos en acción
La mejor noticia de este congreso, sin lugar a dudas, es el retorno a la presencialidad en el reencuentro de antiguos compañeros de estudio, colaboradores y profesionales destacados de la profesión y del ámbito académico que el formato virtual del 18º Congreso no pudo ofrecer.
El lema del congreso era «Datos en acción: de la modelización a la explotación», pero en las ponencias, mesas redondas o presentación de experiencias el enfoque se ha ampliado hacia ámbitos de mucha profundidad e impacto social.
La gestión de los datos es un activo muy importante para la toma de decisiones informadas tanto en las organizaciones públicas como privadas y la normativa europea ya ha previsto normas para facilitar la libre circulación de datos en beneficio de sectores económicos y del ámbito científico y la legislación estatal en materia de administración electrónica también contempla los aspectos de interoperabilidad y reutilización de la información del sector público.
Ahora bien, la evolución hacia un tratamiento automatizado de la gestión de los datos ha puesto al descubierto riesgos y retos que hay que tener en cuenta.
En la ponencia inaugural, Devon Mordell, investigadora de la McMaster University en el uso de las tecnologías aplicadas al acceso del fondo de archivo, hizo hincapié en la necesidad de dadificar y tokenizar los fondos analógicos de archivo. Al mismo tiempo también alertó sobre la importancia de disponer de unas pautas éticas en la aplicación de algoritmos de tratamiento automático, para evitar los sesgos no deseables (racismo, preeminencia de culturas o de creencias, etc.) haciendo patente la urgencia de definir unos marcos legales de aplicación.
Otro punto de atención es la fiabilidad de estos datos, tanto para hacer patente la trazabilidad de la información como para todo aquello que afecta a su selección y clasificación. Cualquier sistema de clasificación es un punto de vista parcial de la realidad y por tanto, siempre incorpora una visión política.
Para ejemplificarlo, en la ponencia titulada «Raw Data es un oxímoron» Geoffrey C. Bowker de la University of California nos advierte de los errores y de las dificultades en un ámbito aparentemente neutro: la clasificación científica (¿es posible clasificar los hongos?, ¿son fiables las taxonomías?, etc.). A modo de ejemplo, parece que se admite que un 70% de los certificados de defunción no determinan correctamente la causa de la muerte por falta de tiempo de los médicos o bien que, en general, un 80% del tiempo de cualquier estudio científico se dedica a la depuración de los datos.
El data en las organizaciones
En el ámbito de la administración y de la empresa privada es fundamental sensibilizar a todo el personal de la organización en su responsabilidad sobre los datos y formarlo en su uso y gestión. Hay que superar los escollos de bolsas de datos que se mantienen cautivas de algún departamento o bien la imposibilidad de cruzar información porque no se han establecido criterios comunes de normalización que faciliten la interoperabilidad.
Eduard Cebrià, director de la Oficina de Datos y Análisis en Grifols, señaló las ventajas competitivas para una organización en la que sus miembros han aprendido a hacer las preguntas adecuadas a sus fuentes de datos para obtener información de valor añadido que las hace más competitivas.
Se establece, por tanto, que es necesario distinguir entre la gestión de los objetos digitales, que se corresponde más con el ámbito tecnológico, y el gobierno de los datos, entendido como el establecimiento de las pautas, criterios y protocolos de aplicación para garantizar un uso proporcionado, responsable, respetuoso con los derechos de las personas y la garantía de la fiabilidad y el tratamiento y preservación adecuados de estos.
Del mismo modo que en la implantación de sistemas de gestión documental o de administración electrónica, el gobierno de los datos requiere equipos multidisciplinarios que incorporen expertos en legislación, organización y, entre otras materias, también en archivo y gestión documental.
Actualmente, las normas UNE ISO 0077 de procesos de gobierno de los datos, UNE ISO 0078 de gestión de los datos y UNE ISO 0079 de calidad de los datos son un marco de referencia para que las organizaciones puedan conocer y gestionar mejor sus datos. También se aceptan como referencia los criterios de la organización internacional sin ánimo de lucro DAMA Internacional (con una delegación en Barcelona) dedicada a la promoción y desarrollo de la gestión de los datos y que también facilita formación y certificación profesional que queda definida en la rueda de DAMA.
La Generalitat de Catalunya en el Decreto 76/2020, de 4 de agosto, de Administración digital también reconoce los datos como uno de los pilares de la Administración digital y una herramienta esencial para tomar decisiones de calidad, ofrecer servicios, rendir cuentas y poner la información a disposición de empresas y ciudadanos para su reutilización.
Y, en concreto el Decreto 76/2020, contempla la gestión archivística de los datos y de los activos digitales para asegurar que «la información que se crea, se captura y se gestiona sea auténtica, fiable, usable e íntegra para que los órganos y las entidades que conforman la Administración de la Generalitat puedan desarrollar sus actividades y competencias» y garantizar «la conservación de la información durante el tiempo que sea necesario».
Así pues, tal como señaló Jordi Serra, jefe de sistemas de información del Consorcio de Educación de Barcelona en la ponencia de clausura del Congreso, los profesionales de la archivística y gestión documental estamos bien posicionados para ser unos actores importantes en el gobierno de los datos dado que, hasta ahora, hemos aplicado nuestro conocimiento a las mismas funciones en cuanto al tratamiento de los documentos: generar pautas, instrumentos y protocolos de aplicación para garantizar la fiabilidad, la interoperabilidad, el acceso y la conservación o eliminación a lo largo del tiempo.
El data y las personas
Paradójicamente, se puede concluir que cuanto más se avanza hacia la aplicación de inteligencia artificial y el tratamiento automatizado de los datos, más se insiste en poner a las personas en el centro de la gestión de los datos. Kuldar Aas, Director del Programa de Gobernanza de Datos del gobierno de Estonia, anunció que la agenda digital de este país plantea una sociedad «data driven» y una administración pública basada en hechos de vida que sea proactiva en la oferta de servicios a las personas en función de los datos que tiene. Así, al registrar el nacimiento de un bebé, inmediatamente, los progenitores pueden recibir sugerencias de ayudas y trámites que les puede interesar llevar a cabo.
Como conclusión se podría destacar:
- La gestión y gobierno de los datos en la administración pública debe poner a la persona en el centro con el objetivo de dar mejor servicio, más ágil, más personalizado y que ahorre tiempo y esfuerzos.
- Todas las personas de las organizaciones deben aprender a hacer consultas de datos para obtener información cruzada que aporte valor con el fin de tomar mejores decisiones para ser más eficiente y eficaz.
- Los ciudadanos deberían ser los responsables de sus datos y poder decidir en qué casos quieren cederlos.
Se sigue requiriendo, por lo tanto, más sensibilización y formación en el conjunto de la sociedad y es posible que se desarrollen nuevos perfiles laborales o bien que sea necesario incorporar nuevas habilidades en los puestos de trabajo existentes.
