El problema del espacio físico en archivos y bibliotecas
En las instituciones que reúnen fondos documentales, sean bibliográficos o archivísticos, el espacio físico de almacenamiento es un recurso limitado y valioso. Óptimamente, la ubicación de las instalaciones de archivos o bibliotecas se tiene que situar en lugares fácilmente accesibles para el público que los tiene que utilizar, normalmente en lugares muy comunicados o no muy alejados de los centros de las poblaciones. Por lo tanto, son espacios donde el precio del suelo es caro respecto a lugares más periféricos y que previsiblemente serán difíciles de ampliar.
Además, dentro del edificio es deseable que los depósitos donde se guarden los documentos estén cerca tanto del espacio de consulta para los usuarios como del personal que hace su tratamiento técnico.
Medidas para aprovechar el espacio en archivos y bibliotecas
En cualquier área de especialización cubierta por una institución archivística o bibliotecaria, el volumen de los documentos incorporados acostumbra a ir siempre al alza, desbordando el espacio disponible. La saturación de los espacios de almacenamiento es un hecho muy común, y obliga a las instituciones a buscar alternativas para dar cabida en todo el que se tiene que preservar.
Mientras no se llegue al límite de la capacidad de depósito podemos llevar a cabo actuaciones con medidas de optimización del espacio disponible que puedan retrasar un tiempo la llegada al límite del volumen de almacenamiento. A continuación presentamos algunas ideas.
Algunas propuestas para optimizar el espacio disponible
- Separación física de los documentos según su formato y soporte, e instalación en contenedores con medidas y características adecuadas a cada uno. Los elementos de una misma agrupación documental (un documento, un expediente, un fondo) se situarán en diferentes ubicaciones según su formato y serán localizables intelectualmente mediante la firma topográfica.
- Provisión de contenedores diversos, adaptados a los diferentes formatos y apoyos de los documentos que se poseen. Estos pueden ser archivadores, cajas con tapa suelta o abatible, álbumes, tubos, cajones de planera, etc.
- Es preferible llegar a cierta estandarización en las medidas de los contenedores para no reunir una variedad excesiva que genere demasiadas subdivisiones dentro del depósito.
- Se reservarán solo para casos especiales las cajas hechas a medida, a causa de la dificultad para adaptarlas al espacio y el mobiliario y a su alto coste.
- Provisión de mobiliario que permita la movilidad de las aldabas para su adaptación a los diferentes formatos de contenedores. Los muebles tienen que posibilitar la creación de áreas diferentes dentro del depósito, adaptadas a cada medida de contenedor.
- En general, los sistemas de ubicación en el depósito que se basan a reservar lugar en puntos parciales de un corpus de documentos (para series documentales en fondos de archivo abiertos o en títulos de publicaciones periódicas activas) tienen el inconveniente de inmovilizar un espacio que no sabemos si será finalmente ocupado, además de los posibles movimientos si alguno de los puntos ocupa más espacio del previsto. Instalar los documentos de manera continua, estableciendo un sistema de firma topográfica que permita su localización desde los instrumentos de descripción, evitaría esta desventaja aunque el acceso a los documentos directamente a la estantería se vería limitado.
- Intentar no mezclar los documentos de un fondo de archivo con los documentos de otro fondo en el mismo contenedor, para que sean fácilmente distinguibles en caso de movimientos futuros.
- Mantener separados los documentos que tienen que tener unas condiciones ambientales de conservación diferentes, como por ejemplo los documentos fotográficos. Los contenedores que utilizan tendrían que tener una secuencia propia de firma.
En general, los sistemas de ubicación en el depósito que se basan en reservar lugar en puntos parciales de un corpus de documentos (para series documentales en fondos de archivo abiertos o en títulos de publicaciones periódicas activas) tienen el inconveniente de inmovilizar un espacio que no sabemos si será finalmente ocupado, además de los posibles movimientos si alguno de los puntos ocupa más espacio de lo previsto.
Instalar los documentos de manera continua, estableciendo un sistema de firma topográfica que permita su localización desde los instrumentos de descripción, evitaría esta desventaja aunque el acceso a los documentos directamente a la estantería se vería limitado.
Requisitos mínimos que han de cumplir las soluciones de instalación de documentos
- Aprovechamiento del espacio físico disponible.
- Optimización del coste económico.
- Asegurar unas condiciones de conservación de acuerdo con la misión del centro, sea la preservación a largo plazo u otras, como la rotación de documentos, con plazos de vigencia limitados.
- Adaptación a los formatos y apoyos diversos de los documentos.
- Adaptación a las características del espacio del depósito de archivo y al mobiliario disponible.
Implicaciones del tratamiento físico de los documentos de las tareas descriptivas
- Es necesario proceder a una unificación de la terminología para denominar los tipos de contenedor en la descripción de los documentos.
- Un mismo ítem descriptivo puede llevar asociado más de un topográfico, correspondiendo a cada grupo de componentes de diferente formato que consta. Por ejemplo, un expediente o un dosier puede contener documentos textuales de formato A4 y también planos medida planera o fotografías. Cada una de estas tipologías de documentos puede ser que estén instaladas en contenedores con secuencias topográficas diferentes.
La firma topográfica
El sistema de codificación de la firma topográfica es clave para la recuperación de los documentos en el depósito. Para establecerla, tenemos que tener en cuenta los siguientes parámetros:
- Cada tipo de contenedor tendrá una firma topográfica con una secuencia propia, que no se mezclará con otros formatos de contenedores.
- Se planificará un procedimiento de codificación general de las firmas topográficas que permita incluir todas las tipologías de contenedores usadas en el centro y que garantice la expansión futura alcanzando nuevos posibles formatos de contenedores.
- La firma topográfica estaría formada por un indicador de formato de contenedor, más una secuencia correlativa.
- En el caso de los documentos guardados en planera, cada cajón de una planera se consideraría un contenedor. Cada mueble de planera tendría un identificador y cada cajón un código secuencial. La unión del identificador de planera y el del cajón formaría un topográfico único.
- Siempre que se pueda es óptima la implantación de una secuencia topográfica única para todos los fondos documentales custodiados.
- Cuando un centro reúne múltiples fondos documentales, puede ser de ayuda que la firma topográfica contenga un diferenciador para cada fondo, pudiéndose así crear subconjuntos por fondos dentro del depósito. En este caso, la firma topográfica estará formada por un identificador de fondo, uno de formato de contenedor y una secuencia correlativa. El sistema puede ser útil cuando existan fondos abiertos o cuando se incorporen al depósito de archivo más de un fondo simultáneamente de manera escalonada.
Optimización del espacio útil de los archivos: apuntes finales
Así pues, cada institución tiene la tarea de aprovechar su espacio físico de la mejor manera posible. Normalmente, la mayoría optan por seguir unas directrices comunes, que garantizan unas buenas prácticas, y a la larga, una mejor preservación de su legado documental. Sin embargo, es plausible que los archivos decidan adoptar políticas personalizadas, adaptadas a sus necesidades, y por tanto, de su propia documentación.