Proyectos de digitalización: ¿en qué consisten?
Llevar a cabo proyectos de digitalización de fondos patrimoniales es mucho más que escanear los documentos. De hecho, escanear solo es una de las operaciones dentro del conjunto de procesos y actuaciones que se tienen que poner en marcha para que la digitalización se realice de manera eficaz y satisfactoria.
El objetivo que se persigue es doble: por un lado, optimizar el proceso, muchas veces masivo, muy consumidor de tiempo y recursos; por otro lado, que el producto obtenido sea unas imágenes con calidad, significado y manteniendo las relaciones con el contexto que les da validez.
Fases de un proyecto de digitalización
1. Descripción de los documentos a digitalizar
Los documentos a digitalizar, tanto de archivo como bibliográficos, siempre tendrán que ser descritos previamente a su digitalización, en el nivel de profundidad que sea factible, creándose un registro individual para cada documento. Si los documentos no están descritos, se realizaría una descripción básica a fin de obtener unos datos mínimos de control de los documentos.
Cada ítem a escanear tendrá un código unívoco que lo identificará y servirá para que el operador de digitalización lo reconozca inequívocamente. Preferentemente, este código será uno de los asignados en el proceso de descripción archivística o bibliográfica y se empleará también para nombrar el fichero resultante de la digitalización.
2. Recuento de páginas
Contar las páginas que constan los documentos a digitalizar es importante porque nos servirá para:
- Hacer una valoración del alcance cuantitativo del proyecto y poder establecer sus límites.
- Poder hacer una cuantificación económica.
- Utilizar el dato para el control de calidad posterior.
Hay que destacar que la unidad de medida tiene que ser la unidad reprográfica y no tanto la página. Por unidades reprográficas entendemos los pases de escáner necesarios para reproducir un documento, que no siempre coinciden con el número de páginas. La forma más eficaz de extraer estos datos es exportarlos de los programas de gestión donde residen los datos descriptivos.
3. Separación de documentos en mal estado
Una vez acotado el alcance del proyecto de digitalitzación en cuanto a fondos y documentos comprendidos, del listado con los documentos que cumplan estos requisitos se tendrán que descartar aquellos cuyo estado o características físicas no permitan su digitalización. Los datos se pueden extraer de los sistemas de gestión de los datos descriptivos.
4. Elaboración de los ficheros de control de los documentos a digitalizar
A partir de los registros descriptivos se preparará un listado con unos datos mínimos que identifican los documentos.
El listado de control contendrá, al menos, los siguientes datos:
- Identificador o código unívoco del documento.
- Firma topográfica.
- Título del documento según la descripción archivística.
- Unidades reprográficas: número total de imágenes que tiene que tener el fichero digitalizado.
En este momento se puede seccionar el conjunto de documentos a digitalizar en lotes según la operativa de digitalización que se haya establecido.
5. Digitalización
Para llevar a cabo la tarea de escanear tendremos que tener en cuenta elementos como los siguientes:
- Decisión de realizar la digitalización con los mismos medios o bien externalizándola a una empresa proveedora.
- Decisión del lugar donde llevar a cabo la digitalización, en las propias instalaciones o en las de una empresa externa.
- Elección del escáner más adecuado dependiendo de: formato de los documentos, estado de conservación, volumen a digitalizar, especificaciones de los parámetros técnicos.
- Hacer pruebas antes de empezar la producción hacer fijar los parámetros de digitalización más adecuados.
- Asegurarse que los operadores de digitalización tienen la formación adecuada.
- Acordar el procedimiento de desinstalación de los documentos de sus contenedores originales y de reinstalación.
6. Control de calidad de los documentos digitalizados
Para conseguir unas imágenes digitales que reproduzcan de una manera lo más veraz posible los documentos a partir de los cuales se han generado, se tienen que llevar a cabo acciones de comprobación de la calidad de las imágenes obtenidas. Estas comprobaciones se documentarán mediante formularios.
Existen tres tipos de acciones de control de la calidad de las imágenes:
a) Medidas para conseguir ficheros digitales completos
Pretenden asegurar que se han digitalizado todos los documentos previstos y que han sido reproducidas todas las páginas que los componen.
b) Medidas para asegurar la calidad de la imagen
Para asegurar la legibilidad y la fidelidad de la imagen digital respecto al original en papel. Se trata de las verificaciones siguientes:
- Legibilidad y plenitud de los caracteres más pequeños.
- Integridad de la página, sin carencias en los límites.
- Densidad de áreas sólidas.
- Fidelidad del color.
c) Medidas para asegurar la calidad técnica
Para constatar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de captura. Se puede verificar:
- Resolución y profundidad de color.
- Tipo de color.
- Formato de fichero.
7. Almacenado de las imágenes digitales
Las imágenes digitales obtenidas tendrán que ser almacenadas en un repositorio, un sistema DAM o un dispositivo que permita su acceso y preservación. También existe la posibilidad de ser vinculadas con sus registros descriptivos, que pueden residir en otras aplicaciones.
Proyectos de digitalización: cómo garantizar el éxito
En definitiva, los planes de digitalización son laboriosos, pero su producto final suele ser satisfactorio. Por eso, es indispensable elaborar un plan de trabajo minucioso, que aproveche al máximo posible los recursos de la institución y reduzca a la vegada las posibilidades de contingencias que pongan en peligro la viabilidad de los propósitos marcados.
De este modo, el seguimiento de unas buenas prácticas asegura una correcta digitalización, hecho que garantiza que las colecciones no sufrirán ninguna modificación, garantizando así un alargamiento de su vida útil.