El cambio en el paradigma de la formación y comunicación

La formación vía Internet no es un tema nuevo, como tampoco lo es reconocer que la crisis sanitaria del COVID-19 nos ha situado en un estado de adaptación constante en todo lo referente a las modalidades de trabajo, pero también en cómo aprendemos, enseñamos y nos comunicamos.

Nubilum cuenta con experiencia en la impartición de acciones formativas, como parte de los servicios en gestión documental y tecnológica que ofrece a archivos, bibliotecas y museos.

Este año, durante el mes de marzo, se había concertado un curso de formación en el ámbito de gestión documental y archivo que un cliente nos pide habitualmente en modalidad presencial.

Naturalmente, en la medida en que las condiciones del confinamiento se iban haciendo más restrictivas el cliente nos propuso un cambio: ¿podíamos hacer el mismo curso en modalidad en línea? y ¿podíamos hacerlo en un mes?

Las claves para conseguir la transformación digital del curso

Contextualización inicial

Antes de comenzar a planificar los contenidos de un curso virtual es necesario saber el nivel de conocimientos previos y experiencia de los participantes en gestión documental y archivo y en competencias digitales. Como lo desconocíamos, fue necesario realizar una breve encuesta para situar el nivel de desarrollo de contenidos y dinámicas para adaptar los contenidos al público objetivo.


Plataforma virtual

Trabajamos con Google Suite, el conjunto de herramientas colaborativas de Google, entre las cuales se incluye Google Classroom, la plataforma para impartir formación virtual, así como permite acceder a documentos compartidos, formularios, disco virtual, correo electrónico y videoconferencias. Optamos por utilizar aplicaciones en la nube ya que desconocíamos las herramientas con las cuales contaban los participantes en sus dispositivos personales y el curso incluía una importante carga de trabajo práctico y con herramientas ofimáticas.

Las plataformas virtuales constituyen el primer escollo a salvar, implican una curva de aprendizaje tanto para los formadores como para los asistentes. Existen múltiples opciones en el mercado y aunque presentan algunas funcionalidades similares, la forma de publicar contenidos, presentar actividades, interaccionar o evaluar no es la misma. En nuestro caso la presentación del funcionamiento del aula en vídeo para explicar a los participantes cómo interactuar con Google Classroom fue fundamental.

Captura de pantalla del aula virtual: presentación de contenidos en vídeo


Contenidos

En este caso ya los teníamos en proceso de elaboración, pero la forma de presentarlos a los participantes tenía que considerar un diseño y lenguaje adecuado a un medio digital. La necesidad de elaborar materiales formativos en vídeo pasó a ser una prioridad, pero también presentar contenidos en formato texto, para contemplar la posibilidad de asistentes que estuvieran más a gusto con este tipo de materiales.

Por el plazo de tiempo que teníamos por delante no nos era posible realizar la conversión de todos los contenidos a vídeo. El criterio de priorización se basó en la necesidad de mostrar un determinado procedimiento: cómo acceder al aula, cómo presentar una actividad, cómo trabajar por primera vez con una hoja de cálculo en la nube, entre otros.

La elaboración de contenidos textuales también tuvo otro elemento diferenciador, ya que en un entorno virtual los materiales no deben ser muy extensos. Nos requirió un esfuerzo extra para sintetizarlos y disgregarlos en píldoras de conocimiento más breves para facilitar la comprensión.


Propuesta de actividades

La interacción directa que se establece en un aula presencial entre formadores y participantes en un entorno virtual desaparece, lo que puede provocar dificultades de comprensión de las actividades asignadas en los participantes. Una forma de solucionar esta posible situación es profundizar en la contextualización, finalidad y objetivos de estas.

Cada actividad planificada constaba de un enunciado introductorio que incluía la motivación y objetivo de dicha actividad, antes de puntualizar las tareas concretas por realizar. Debido a los diferentes niveles de experiencia entre los participantes, se ofreció un refuerzo de comunicación a través de un chat.

La planificación de actividades también implica poner en juego estrategias y herramientas diferentes, considerando que sean fáciles de acceder y despierten la curiosidad de los participantes. Las estrategias más utilizadas en entornos virtuales son los cuestionarios, pero también utilizamos preguntas-debate, ejercicios prácticos con hojas de cálculo en línea, crucigramas, comentario de materiales textuales o en vídeo, con el fin de conseguir captar la atención y participación de los asistentes.

Al tratarse de un curso de carácter práctico, la modalidad presencial incorporaba visitas a instalaciones de archivos o centros de documentación. Afortunadamente, muchos organismos e instituciones ya disponen  de visitas virtuales a los centros y catálogos en línea con documentación digitalizada de gran calidad que permite realizar análisis de contenido, así como de otros aspectos, como el estado de conservación o infraestructuras de instalación.

De esta manera, aprovechando los documentos descritos y digitalizados que los archivos publican en la red, se pudo proponer a los participantes del curso una experiencia de descripción y gestión de datos colaborativa de fondos archivísticos, a partir de la utilización de Coeli, plataforma propia de Nubilum orientada a la difusión, documentación y gestión de colecciones patrimoniales.

Coeli: ficha de documento de archivo (entorno de prácticas)


Comunicación

La comunicación en un curso de formación a distancia es fundamental, ya que tiene que suplir la falta de contacto directo entre formadores y participantes. En la formación presencial se cuenta con recursos que facilitan la interacción y reconducción de las sesiones de forma muy flexible: si percibimos que la atención comienza a decaer es posible cambiar el tono de voz, proponer una actividad imprevista, etc. En el caso de la formación en línea es necesario planificar con antelación estas estrategias como también implementar medidas de seguimiento para captar el estado de los estudiantes, proponer ejercicios extras o alternativos si decae la atención, o tener en cuenta canales adicionales de soporte, como un chat.

En un aula virtual es necesario comunicar todo lo que en ella ocurre, a grandes rasgos:

  • Avisos sobre inicio, duración del curso y cierre del curso
  • Publicación de contenidos y/o actividades
  • Recordatorios de plazos máximos de presentación de actividades
  • Comentarios y evaluación sobre las actividades presentadas
  • Presentación y respuesta de dudas y consultas
  • Avisos sobre imprevistos, problemas técnicos, etc.
  • Pautas y orientación a los participantes sobre contenidos

Para el curso hemos utilizado los siguientes canales de comunicación:

  • Tablón de anuncios: publicar informaciones genéricas sobre el curso
  • Mensajes directos desde la plataforma: recibir/enviar mensajes a los alumnos
  • Correo electrónico: mensajes más personalizados
  • Teléfono: en previsión de la curva de aprendizaje de la plataforma habilitamos un número de teléfono para consultas técnicas
  • Chat: resolver dudas y consultas de una forma más dinámica
  • Videoconferencia en directo: tutorías virtuales (realización de actividades, resolución de dudas y presentación de actividades)

Si bien los canales de comunicación son los habituales en los cursos de formación virtual, quisiéramos poner en valor la estrategia de la tutoría virtual en directo, como alternativa a desarrollar todo el curso en formato de retransmisión en directo (streaming).

Las estrictas medidas de confinamiento obligaron a los participantes a asistir al curso desde sus domicilios. La retransmisión del curso en directo podía haber contribuido a profundizar la brecha digital entre los asistentes, ya que no era posible asegurar una igualdad de condiciones de infraestructura tecnológica y de comunicación, o de conciliación familiar para todos los participantes.

Plantear las tutorías virtuales en un día y horario determinado, flexibiliza la necesidad de conexión permanente de la retransmisión en directo, a la vez que posibilita un espacio de interacción muy valioso para intercambiar ideas y opiniones entre formadores y participantes, así como captar el grado de conexión con los contenidos y actividades del curso.


El futuro de la formación en línea

Por último, queríamos compartir un comentario que recibimos de uno de los participantes al acabar el curso:

Quiero daros las gracias por el curso, especialmente por vuestro esfuerzo en las condiciones actuales, y vuestra proximidad en la hora de resolver cualquier duda o pregunta. Creo que este trato directo es una de las cosas que hace más enriquecedora la experiencia. Por otro lado, en relación con el temario, como siempre en estos casos es normal que haya gente que ya tiene conocimientos sobre algunos contenidos del curso, puesto que no se puede hacer a la medida de cada uno de los alumnos. En mi caso particular he trabajado en archivos públicos y privados, pero nunca había recibido ninguna formación en el tema, más allá de formaciones in situ para realizar las tareas asignadas, de forma que los conocimientos eran más de aprender haciendo que teóricos. Por eso me ha resultado interesante posar nombre a conceptos que conocía de manera práctica

La formación en línea es un sector en constante crecimiento, más allá de que podamos superar la crisis sanitaria de la Covid-19. Nuestra experiencia nos ha mostrado que es importante tener presente las características del entorno virtual para plantear contenidos y actividades, pero sobre todo que es necesario trabajar con mucha dedicación los canales y estrategias de comunicación con los participantes. La interacción humana, aunque sea mediatizada por canales virtuales, vuelve a ser clave para el éxito de cualquier proceso de enseñanza-aprendizaje.

 

Equipo encargado de la planificación e impartición del curso: Silvia Arano, Sergio Meroño y Carme Vidal.