La nueva normalidad en la gestión documental
El sector de la gestión documental y archivos se ha visto sometido a una prueba de estrés, como tantos otros sectores de actividad, a partir de la publicación del Real Decreto 436/2020 del 14 de marzo: la prestación de servicios presenciales quedaba temporalmente suspendida.
El inicio del estado de alarma supuso un punto de inflexión para la práctica cotidiana en la gestión documental y los archivos, pero afortunadamente no significó una paralización en los servicios, sino que permitió, mayoritariamente, potenciar las tareas relacionadas con la gestión de los fondos documentales como la planificación, tratamiento, conservación y preservación, y difusión.
Planificación
Se continuó con las tareas involucradas en la gestión en general:
- Revisar y actualizar política de gestión documental
- Actualizar protocolos, procedimientos y manuales
- Proponer planes de mejora de los servicios de archivo y gestión documental
- Redactar pliegos técnicos para concursos y contratos
- Analizar requerimientos funcionales para seleccionar u optimizar herramientas de gestión documental
- Redactar la memoria anual
- Elaborar planes de contingencia para retomar las actividades a la finalización del estado de alarma
Tratamiento
En los casos que fue posible mantener el acceso a los fondos documentales, ya sea en formato físico o digital, se pudo:
- Identificar productores y documentos
- Inventariar documentación
- Clasificar y describir documentos
- Analizar y depurar el cuadro de clasificación
- Actualizar listas de lenguaje controlado
- Corregir la ortografía, normalizar o actualizar información en las bases de datos
Conservación y preservación
Estas tareas también están condicionadas en parte por el acceso a los fondos físicos o digitalizados, pero algunas de ellas pueden realizarse a distancia sin problemas:
- Revisar calendario de acceso y disposición
- Analizar series y tablas de evaluación
- Redactar propuestas de evaluación de nuevas series
- Depurar expedientes y/o datos
- Digitalizar materiales
- Preparar datos para conversión de formatos y migraciones
- Preparar materiales para la eliminación
- Revisar documentación recibida por transferencias
Difusión
- Planificar nuevos productos y servicios documentales
- Revisar planes de formación de usuarios
- Preparar materiales de difusión
- Evaluar plan de comunicación
La importancia de la prestación virtual de servicios
Aunque la prestación de servicios presenciales fue suspendida temporalmente, en la medida que fue posible realizarlos de forma virtual, los usuarios (internos o externos) fueron atendidos. No todas las instituciones estaban preparadas para ofrecer servicios de forma telemática, por lo tanto, la situación derivada de la crisis sanitaria ha puesto en el foco de atención las siguientes necesidades:
- Contar con acceso remoto planificado a los sistemas de gestión documental y sistemas de información institucionales
- Disponer de la mayoría de los fondos documentales de la institución digitalizados o directamente en formato electrónico, para independizarlos del requerimiento de consulta presencial.
- Crear nuevos recursos digitales para acercar los fondos documentales a los usuarios.
Más allá de las tareas de gestión de fondos documentales en términos generales, también durante este período de alerta sanitaria han sido muy importantes los esfuerzos dedicados a la formación de los profesionales del sector y así como a potenciar el papel social de los archivos.
La clave: la interacción con la sociedad
En cuanto a la formación, han sido meses donde hemos podido acceder a una variada oferta de congresos, webinars, cursos y píldoras formativas llevadas a cabo por instituciones, asociaciones y empresas locales, pero también internacionales.
Con relación a la potencialización del papel social de los archivos, cabe destacar la campaña #Arxivemlacovid19 promovida por la Asociación de Archiveros-Gestores Documentales de Cataluña, con el objetivo de reunir documentos, provenientes de la población en general, relacionados con la cotidianidad del coronavirus. Los archivos adheridos a la iniciativa reciben de la ciudadanía documentos físicos o digitales, diarios de confinamiento, dibujos, reflexiones, videoblogs, archivos sonoros, fotografías, videos, entre otros. La intención es situar los archivos como promotores de la memoria social, documentando los sucesos del presente, no sólo a partir de la documentación generada por las instituciones, sino también por la población en general.
En estos tiempos es frecuente hablar de la Covid-19 en términos de crisis sanitaria, pero, como cualquier otra crisis, además de implicar cambios profundos con consecuencias importantes representa una apertura hacia nuevas oportunidades. En el caso de la gestión documental y archivos representa la puesta en acción de recursos personales e institucionales para continuar con las actividades en condiciones de emergencia, pero también para llevar a cabo iniciativas innovadoras que potencien la interacción con la sociedad.