Cada dos años, los profesionales de la archivística y la gestión documental de Cataluña nos reunimos para debatir sobre el futuro de la profesión y compartir experiencias profesionales. Este año se ha adoptado un modelo virtual de congreso, hecho que no ha impedido celebrar unas jornadas igual de completas que antaño. Esto demuestra que nuestro sector tiene mucho que decir en temas vigentes de hoy en día, como la gobernanza de los datos o la implementación de políticas que garanticen su uso de manera transparente y responsable.
Desde Nubilum, hemos querido resumir las cinco conclusiones más importantes que se han extraído de las jornadas. Estas ideas y propuestas marcarán el camino de la profesión durante los próximos años.
1. En el sector de la archivística, nada es eterno
La archivística y la gestión documental son profesiones milenarias, y los cambios que han sufrido a lo largo de su historia son innumerables. Sin embargo, lo que ha sido archivado o inventariado hace veinte años ahora puede considerarse obsoleto; por lo tanto, es imprescindible poner en marcha proyectos que renueven los formatos de ficheros, los metadatos o las condiciones de acceso a los ítems de una colección.
En este caso, podemos fijarnos en el proyecto Omega, una iniciativa de los Archivos Nacionales del Reino Unido que busca crear un catálogo unificado de todas las bases de datos creadas en las últimas dos décadas. De este modo, se busca eliminar la separación entre registros físicos y digitales, para adoptar una concepción de archivo global.
En resumen, nos tenemos que adaptar a las necesidades de la ciudadanía. Cómo recalcó Mick Donaldson, del Ayuntamiento de Barcelona:
La tecnología está al servicio de las necesidades ciudadanas. Los problemas actuales son cada vez más complejos, y no estamos en una época de cambios, sino en un cambio de época.
2. Tecnología y humanidades son una gran combinación
La tecnología está pensada para facilitar la vida de las personas. En Nubilum no somos extraños a las posibilidades que nos permite, incluso en los tiempos vigentes de pandemia.
Durante nuestra exposición en el Congreso del día 11, mostramos cómo la tecnología de Coeli es una solución ideal para todas aquellas entidades, sean públicas o privadas, que deseen publicar colecciones en línea. Además, esta plataforma documental ofrece la posibilidad de realizar una descripción multidimensional, tanto para adaptarse a los estándares del sector de la gestión patrimonial como a las necesidades de sus usuarios.
Tal como explicaron nuestros compañeros Sergio Meroño y Silvia Arano, Coeli es una herramienta escalable: permite no tan solo difundir patrimonio documental, sino también documentar y gestionar nuestras tareas de archivo. Asimismo, mejora el flujo de trabajo, puesto que permite publicar en la web, en la aplicación o en la guía desde un solo lugar, sin depender de otras herramientas externas.
Nuestro compañero Sergio Meroño explicando las características de la plataforma documental Coeli.
Nuestra compañera Silvia Arano explicando los casos de éxito de implementación de Coeli.
3. Archivística y tecnología: cooperación mutua
Como profesionales, no tenemos que caer en la obsesión de buscar una automatización máxima de las técnicas que hasta hace muy poco eran especialidades realizadas por personas. Los seres humanos y las máquinas nos complementamos, puesto que tenemos diferentes fortalezas:
- Las máquinas se especializan en el procesamiento masivo de información, y en la búsqueda de palabras clave. Sin embargo, no entienden el contexto, ni tampoco pueden analizar la escritura a mano.
- Por nuestra parte, los humanos no podemos procesar información de manera masiva, pero sí podemos inferir contexto o analizar la letra a mano con más eficacia.
Tal como afirmó Anthea Seles, secretaria de la ICA:
El uso de la inteligencia artificial no dejará obsoleta nuestra profesión. Seguiremos siendo esenciales en el proceso.
Lorenzo Tomassin, profesor de la Universidad de Lausana, defiende que la tecnología nos tiene que ayudar a hacer mejor nuestro trabajo, nunca a la inversa. Un proyecto de digitalización de un archivo nunca tiene que estar liderado por un ingeniero, sino por un archivero. Es imposible descifrar un manuscrito del siglo XVI mediante un algoritmo. Tampoco una transcripción automatizada podrá sustituir el conocimiento que aporta un paleógrafo.
En definitiva, tenemos que encontrar un punto de simbiosis entre el uso beneficioso de la tecnología para facilitar nuestras tareas, y la no dependencia de esta.
4. La archivística se debe al pueblo
Hoy en día, hay una cantidad incalculable de documentos sin explorar en el mundo; por lo tanto, existe un riesgo de pérdida de conocimiento. Las instituciones tienen que difundir su legado, por pequeño que sea. Aun así, nunca se tienen que elaborar proyectos digitales como iniciativas abstractas; tienen que contar con garantías para que las instituciones locales mantengan el control sobre sus colecciones.
Dicho de otra forma, tanto Alexander Barquero del Archivo Nacional de Costa Rica como Renata Ávila incidieron en la necesidad de ser valientes y adoptar enfoques prácticos. Siempre es más recomendable empezar a trabajar con un producto básico, pero funcional, que pararse a idear un producto perfecto que nunca llega a crearse.
Debate sobre el cambio de paradigma en las asociaciones internacionales de gestión documental.
5. Las cifras de los archivos avalan su buen momento
En noviembre de 2020, el Archivo Nacional de Cataluña celebró cuarenta años, hecho que muestra la consolidación de nuestro sector. Sin duda, la profesión está en un buen estado de salud. Aun así, son tiempos de cambio en el sector de los archivos: hace falta una nueva ley de archivos, trazar un plan de competencias renovado, planes de estudio actualizados…en definitiva, hay mucho trabajo que hacer.
Desde Nubilum nos quedamos en la banda optimista: la información es el presente y el futuro, y trabajaremos a fondo para seguir así.
