Cómo prevenir los robos y el tráfico ilegal del patrimonio documental

Los archivos y bibliotecas custodian fondos y colecciones constituidos por documentación de gran valor patrimonial y, en algunos casos, también económico. Cualquier institución es, por tanto, susceptible de sufrir un robo.

Durante el ‘Simposio EGATTT: Cómo prevenir los robos y el tráfico del patrimonio documental’, celebrado en el marco del Congreso Internacional de Archivos ICA Barcelona 2025, se abordaron los diferentes elementos que hay que tener en cuenta para prever esta situación y cómo actuar en el caso de que se produzca. Además, se presentó una guía de buenas prácticas, elaborada gracias a la colaboración de distintas instituciones, tanto archivísticas como policiales, y dedicada a la especificidad de los documentos.

En términos generales, es importante tener en cuenta que los documentos deben estar claramente identificados, tanto en lo relativo a sus características físicas como en lo relativo a su origen y propiedad. La identificación y descripción de los diferentes ítems no solo permite ser conscientes de qué se custodia en el archivo sino también facilitar la labor de búsqueda en el caso de robo o tráfico ilegal.

Para prevenir los robos y proteger los fondos y colecciones se recomienda:

A pesar de implementar estos consejos, es posible que, de todos modos, el archivo tenga que afrontar las consecuencias de un robo. En este caso, es esencial informar del hecho y colaborar con la policía en la identificación de los documentos robados. Para poder recuperar la documentación se recomienda:

En cuanto a la legislación aplicable puede variar dependiendo del país. En este sentido, es recomendable conocer las leyes que se aplican en el territorio en el que está la institución y trabajar para que los legisladores las mejoren en el caso de que sea necesario. También es aconsejable instarlos, en la medida de lo posible, a ratificar los convenios internacionales, facilitando así la colaboración internacional ante la amplia variedad de leyes.

En definitiva, proteger los fondos y colecciones de los archivos implica realizar un importante trabajo de prevención pero también estar preparados en el supuesto de que los robos se produzcan. El conocimiento profundo de la documentación custodiada mediante las herramientas propias del archivo, como inventarios y catálogos, y la clara identificación de la misma mediante fotografías o digitalizaciones son las claves para evitar la pérdida del patrimonio documental.

Fuentes de información

• Guide to prevent thefts and illegal trafficking of documentary heritage (printed version). ICA-EGATTT. 2025
• Guide to prevent thefts and illegal trafficking of documentary heritage (electronic version). ICA-EGATTT. 2025
• https://www.ica.org/ica-network/expert-groups/egattt/
• https://www.interpol.int/Crimes/Cultural-heritage-crime/Stolen-Works-of-Art-Database
• https://missingbooksregister.org/
• https://www.cerl.org/collaboration/security